Wenn Gründer das erste Mal ein Arbeitszeugnis ausstellen müssen

In Zusammenarbeit mit Haufe Shop | Wenn ein Arbeitsverhältnis endet, ist es in den meisten Fällen an der Zeit, dem Arbeitnehmer ein Zeugnis auszustellen. Damit das reibungslos klappt, sollten vor allem neue Gründer gut vorbereitet sein, denn bei der Erstellung von Arbeitszeugnissen gibt es einiges zu beachten – nur so können rechtliche Probleme vermieden werden.

Wie sehen die Gestaltungsgrundlagen von Arbeitszeugnissen aus?

Grundsätzlich sollten sich Arbeitgeber bewusst sein, dass ein Arbeitszeugnis spezifischen Gestaltungsgrundlagen unterliegen, die vom Gesetzgeber geregelt sind. Zu diesen formellen und gestalterischen Grundlagen gehören dabei unter anderem:
– Das Zeugnis muss auf dem Papier ausgestellt sein, das üblicherweise firmenintern verwendet wird
– Es muss PC- oder maschinengeschrieben sein, darf also nicht handgeschrieben herausgegeben werden
– Es muss in physischer Form vorliegen, elektronisch reicht nicht aus
– Es muss klar leserlich sein
– Es muss unterschrieben sein
Diese Vorgaben sind also nicht besonders schwierig umzusetzen, allerdings muss natürlich an diese Vorgaben gedacht werden.

Die wichtigsten Rechtsgrundlagen für ein Arbeitszeugnis

Es gibt einige rechtliche Aspekte, auf die der Arbeitgeber achten muss. Diese sind besonders wichtig, da sie bei Missachtung entsprechende rechtliche Konsequenzen mit sich bringen können.
So muss der Name des Arbeitnehmers sowie seine Beschäftigungszeit beim Unternehmen genannt werden. Auch das Datum der Ausstellung muss auf dem Arbeitszeugnis vorhanden sein.
Zusätzlich gibt es die sogenannte gesetzliche Wohlwollenspflicht. Im Klartext bedeutet das: Negative Formulierungen dürfen nicht im Zeugnis auftauchen, damit der Arbeitnehmer keine Probleme bei zukünftigen Bewerbungen bekommt. Auch negative Aspekte der Zusammenarbeit müssen im Zeugnis positiv formuliert werden. Hierbei sollte unbedingt auch auf eindeutige Formulierungen geachtet werden, die keinen Raum für andere Interpretationen lassen und Zweideutigkeiten vermeiden lassen.
Übrigens gelten die Regelungen nicht nur für Angestellte, sondern auch für Auszubildende!
Weitere wichtige Hinweise zu den rechtlichen Grundlagen der Zeugnisausstellung stellt auch Haufe Shop zur Verfügung. Insbesondere neue Gründer sollten sich diese Richtlinien gut einprägen und bei Bedarf noch einmal nachlesen, um Probleme zu vermeiden.

Diese Schwierigkeiten können vor allem für Selbstständige und neue Gründer bei der ersten Zeugniserstellung auftreten

Gerade neue Gründer sehen sich bei der ersten Zeugnisausstellung oft mit einer schwierigen Aufgabe konfrontiert. Immerhin denkt in einem neu gegründeten Unternehmen kaum jemand daran, sich schon auf Aspekte wie Arbeitszeugnisse vorzubereiten. Die meisten neuen Selbstständigen haben außerdem keinen eigenen Human Resources Bereich, der diese Aufgabe zu großen Teilen übernehmen könnte.
Wird das Zeugnis nicht nach den Wünschen des Arbeitnehmers ausgestellt, kann dieser schnell eine Änderung fordern, die der Gründer in den meisten Fällen auch tatsächlich nachkommen muss. Im schlimmsten Fall können Verstöße gegen die genannten Rechtsgrundlagen sogar zu Klagen führen.

Den Prozess der Zeugniserstellung erleichtern: Tools und Programme

Insbesondere für neue Gründe kann es sich lohnen, in Tools und Programme zu investieren, die die Zeugniserstellung erleichtern. Zu den beliebtesten Programmen gehören der Haufe Zeugnismanager, der aconso Zeugnisgenerator und die HRworks Arbeitszeugnis Software. Mit diesen Tools werden individuelle Aspekte wie der Name, die Dauer der Beschäftigung sowie die Tätigkeiten und deren Bewertungen eingefügt. Den Rest übernimmt das Programm! Damit sparen Arbeitgeber nicht nur Zeit, sondern sind hinsichtlich der rechtlichen und gestalterischen Vorgaben auch auf der sicheren Seite.

Fazit

Ein Arbeitszeugnis zu erstellen, kann vor allem für neue Gründer zunächst eine schwierige Aussage sein. Wer sich frühzeitig vorbereitet, kann Probleme aber umgehen. Insbesondere eine Investition in Tools und Programme, die auf die Erstellung von Arbeitszeugnissen ausgelegt sind, lohnt sich für unerfahrene Selbstständige. Wer zum ersten Mal ein Zeugnis ausstellen muss, sollte sich also nicht scheuen, sich auf diese Weise zu helfen.