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Onboarding-Prozess als Basis für nachhaltige Mitarbeiterbindung

Advertorial | Das Kapital eines jeden Unternehmens sind gute, fähige Mitarbeiter. Um von den Fähigkeiten und vom Wissen der Mitarbeiter langfristig zu profitieren, ist eine nachhaltige Mitarbeiterbindung wichtig. Bereits vor dem Einstieg ins Start-up sollte den Mitarbeitern vermittelt werden, dass sie sich künftig im Start-up wohlfühlen. Von Anfang an kommt es auf das richtige Onboarding an, um Mitarbeiter in das Unternehmen zu integrieren und sie dauerhaft an das Start-up zu binden.

Onboarding – was ist das?

Onboarding könnte mit “an Bord nehmen” übersetzt werden. Die neuen Mitarbeiter werden an Bord genommen, also in die Firma integriert. Onboarding ist die nachhaltige fachliche Einarbeitung und die soziale Integration neuer Mitarbeiter. Das gelingt mit individuellen Eingliederungsmaßnahmen. Damit der neue Mitarbeiter motiviert und engagiert ist, gilt es, ihm einen guten ersten Eindruck vom Unternehmen und dessen Kultur zu vermitteln. Es geht nicht darum, den neuen Mitarbeiter gleich am ersten Arbeitstag voll in den Arbeitsprozess zu stürzen. Damit sich der Neue willkommen fühlt, muss er das Start-up erst kennenlernen und in die Struktur, Kultur und Prozesse eingeführt werden. Onboarding verfolgt mehrere Ziele:

  • Kündigung des Mitarbeiters während der Probezeit bzw. in den ersten Jahren vermeiden
  • Verhindern, dass sich der Mitarbeiter über- oder unterfordert fühlt
  • schnelle fachliche Einarbeitung des neuen Mitarbeiters
  • gute Integration des neuen Mitarbeiters ins Team innerhalb kurzer Zeit

Aufbau einer guten Beziehung des Mitarbeiters zu Vorgesetzten und anderen Unternehmensbereichen.

Die Phasen von Onboarding

Der Onboarding-Prozess vollzieht sich in drei Phasen:

  • Vorbereitungsphase (Preboarding) als Zeitspanne von der Unterzeichnung des Arbeitsvertrages bis zum ersten Arbeitstag
  • Orientierungsphase vom ersten Arbeitstag bis etwa zum dritten Monat
  • Integrationsphase vom dritten bis zum sechsten oder teilweise sogar bis zum zwölften Monat im Unternehmen.

Jede Phase stellt die Personalverantwortlichen oder die Geschäftsführung vor besondere Aufgaben:
In der Vorbereitungsphase sollte der Mitarbeiter das Gefühl bekommen, dass sich sein künftiger Arbeitgeber um ihn kümmert. Der künftige Mitarbeiter sollte bereits wichtige Informationen über das Leitbild des Start-ups, den künftigen Arbeitsplatz, mögliche Fort- und Weiterbildungsmaßnahmen sowie die allgemeinen Gegebenheiten im Unternehmen an die Hand bekommen.
In der Orientierungsphase sollte der Mitarbeiter in seine Aufgaben eingeführt werden. Er muss die Mitarbeiter, die Tätigkeiten, die Organisation und die Abläufe kennenlernen. Das gelingt, wenn ihm ein Kollege als Pate zur Seite gestellt wird. Dem Mitarbeiter müssen die Arbeitsabläufe und Tätigkeiten erklärt werden. Ein Gespräch mit dem Vorgesetzten ist unerlässlich.
In der Integrationsphase sollte der neue Mitarbeiter viele Gelegenheiten bekommen, um selbst Initiativen zu zeigen. Er sollte die Möglichkeit erhalten, in Arbeitsgruppen und an Projekten mitzuarbeiten. Von Bedeutung sind in dieser Phase Feedback-Gespräche zwischen dem Mitarbeiter und dem Vorgesetzten.

Die Bedeutung von Onboarding

Die Fluktuation von Mitarbeitern kann für ein Start-ups richtig teuer werden, da immer wieder neue Mitarbeiter eingearbeitet werden müssen. Das kostet Geld und Zeit. Die Produktivität des Unternehmens leidet darunter. In Zeiten von Fachkräftemangel ist es wichtiger denn je, gute Fachkräfte zu gewinnen und dauerhaft zu binden. Damit die Mitarbeiter bleiben, kommt es darauf an, dass sie sich mit dem Start-up und dessen Zielen identifizieren können. Einen wichtigen Beitrag leistet dabei die Geschäftsführung, die dem Mitarbeiter vermitteln muss, dass er ernstgenommen wird. Ein gutes Onboarding beginnt bereits mit der Orientierungsphase, nachdem der künftige Mitarbeiter seinen Arbeitsvertrag unterzeichnet hat. Er sollte sich auf die Arbeit freuen, um sich optimal einzubringen und Initiativen zu zeigen. Das gelingt nur, wenn er bereits in der Orientierungsphase einen Einblick in die Unternehmensphilosophie bekommt. Ist der Mitarbeiter bereits während der Orientierungsphase in den ersten Tagen und Wochen des neuen Jobs enttäuscht, ist die Wahrscheinlichkeit groß, dass er bereits in der Probezeit kündigt.

Der Beitrag von gutem Onboarding zur Mitarbeiterbindung

Studien und Befragungen von Fach- und Führungskräften haben ergeben, dass Onboarding oft nicht so verläuft, wie es sich die Mitarbeiter wünschen. Eine Studie des Jobportals StepStone von 2019 mit 13.000 Fach- und Führungskräften, die zum Start in ihren Job befragt wurden, zeigte, dass

  • bei jedem sechsten Befragten das Team nicht über den Arbeitsbeginn des neuen Mitarbeiters informiert wurde
  • nur jeder dritte eine strukturierte fachliche Einarbeitung erhielt
  • die Hälfte nicht persönlich vom Vorgesetzten begrüßt wurde
  • die Hälfte während der Probezeit kein Feedback erhielt.

Alle diese negativen Erfahrungen führen dazu, dass die neuen Mitarbeiter unzufrieden sind. Das führt zu Startschwierigkeiten, die sich negativ auf die Leistungen und die Initiativen des Mitarbeiters auswirken. Es mangelt an Motivation. Wird der Mitarbeiter nicht optimal integriert, hat er keine Freude an der Arbeit und orientiert sich anders.

Optimierung des Onboarding-Prozesses für Start-ups

Für Start-ups ist es für den dauerhaften Erfolg von besonderer Bedeutung, die neuen Mitarbeiter langfristig zu binden. Der Onboarding-Prozess ist dafür entscheidend, doch ist die Umsetzung oft schwer. Start-ups müssen sich auf ihre Kernkompetenzen konzentrieren, sich etablieren und Kunden akquirieren. Die Integration neuer Mitarbeiter ist eine zusätzliche Herausforderung. Diese Herausforderung können die Personalabteilungen von jungen Unternehmen mit einer smarten Software-Lösung meistern. Haufe hat mit „My Onboarding“ eine Software entwickelt, die dabei unterstützt den Onboarding-Prozess zu strukturieren und stetig zu verbessern. Sie zeigt die einzelnen Schritte auf, hilft bei der Dokumentation und bei der digitalen Abbildung des Onboarding-Prozesses. Mit der dazugehörigen Onboarding-App  können sich die neuen Mitarbeiter bereits in der Vorbereitungsphase mit den Zielen des Start-ups vertraut machen und sich mit dem zukünftigen Arbeitgeber identifizieren.

Fazit: Onboarding ist entscheidend für langfristige Mitarbeiterbindung

In Zeiten von Fachkräftemangel ist es für Unternehmen wichtig, gute Fachkräfte nachhaltig zu binden. Das gelingt mit einem guten Onboarding, das schon nach der Unterzeichnung des Arbeitsvertrages beginnt. Mitarbeiter sollten frühzeitig über die Ziele und Philosophie des Start-ups informiert werden. Er sollte in den ersten Tagen mit den Mitarbeitern und den Prozessen im Unternehmen vertraut gemacht werden.

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